一堂技术管理课

本文整理自: 极客时间专栏《朱赟(yūn)的技术管理课》 (微信扫码进入课程)

从给答案到做引导

每次别人向你请教问题,你都有现成的答案或快速找到答案,就会渐渐导致两个问题:

  1. 向你问问题和各种琐事的人越来越多;
  2. 因为你给的是答案,下次如果有类似的问题,别人还会来找你。

那么如何改变呢? 授人以鱼,不如授人以渔

  • 首先,需要明确什么时候适合直接给答案,什么时候适合给线索,让对方自己找答案。

    可根据问题类型(简单、复杂、常见、不常见等),提问人所处阶段(新人、略有经验、熟手)来决定。

  • 其次,如何引导?

    可以根据对方的问题,提出一些相关的问题,通过问题去引导对方进行深入思考。

  • 最后,引导的好处。

    如果是通过别人的引导,自己摸索出来的,那么他解决类似问题的能力后续就会提升。同时,也会调动他工作的积极性,让其产生一种自己解决来问题的成就感。

Bug引发事故,该不该追究责任?

追究

假如每个错误都会受到惩罚,不难想象,以下情况一定难以避免:

  • 大家都怕闯祸,所以风险高的事没人做,或者总是那几个靠谱的“老司机”做,其他人则永远没有机会得到锻炼。
  • 如果有人搞砸了什么事情,会因为担心承担后果而推卸责任,从而尽可能掩盖错误的坏影响,不让人知道。
  • 如果别人犯了错,会觉得不关自己的事。
  • 指出别人的错误就会导致别人被追究责任,因此看到有问题也会犹豫要不要指出。

不追究

反之,如果无论发生什么错误,都不需要承担后果或进行反省,没有任何担当,那可能又会出现以下情况:

  • 同样的错误可能会一再发生。
  • 小错酿成大错。
  • 做事仔细的人会觉得不公平。

怎么做?

对于工作中的错误,尤其是 Bug 导致的错误,我们应该采取什么态度和措施呢?

  1. 追究责任,但不是惩罚。
  2. 对事儿不对人。
  3. 反复问“为什么”,从根本上发现问题。
  4. 员工关系的建立也很关键。我们需要培养的是大家相互信任、互帮互助,为了共同的目标努力的氛围,而不是一种不安全感。

如何帮助团队成员成长?

包括通过指导、反馈、监督、交流、协调资源等方式帮助下属提升能力,迅速成长。

作为管理者,应该经常思考的是:

  • 怎样做能够让员工进步到更高层次?
  • 他的潜力在哪,哪些地方是可以培养和挖掘的?
  • 怎么帮助员工改进他与组内组外同事的关系,让他有机会更好地发挥他的长处?
  • 怎样尽早地发现他的错误和缺点,并帮助他认识和改进,而不是在错误变成后果后,去追究责任。
  • 怎样帮助他在不擅长的领域建立信心?
  • 怎样帮助他学会处理各种压力和矛盾?

切忌陷入静态思维去看待动态发展的问题。

  • 多和自己对话,想想自己哪些时候、哪些方面会用静态的眼光去看待别人的能力。
  • 把自己有这种心态时的表现或内心的一些想法写出来。
  • 再遇到类似的情况,停一下,想一想是不是自己可以有所改变。
  • 诚恳地告诉组员希望帮助他成长,多交流并听取对方的想法。

一个技术管理者的成功并不在于自己代码多好、能力多强,他的成功一定建立在团队成功的基础之上。只有团队成员不断成长,这个团队才可以做成更大的事情,而你才可以在团队的基础上,站得更高、看得更远。

当我们给别人提意见时,要注意些什么?

  • 首先,要思考自己是不是合适提这个意见。

    也就是说,对方会不会产生 “就凭你” 的逆反心理。

    在工作中适当放低姿态,往往更容易获得尊重。

    不要总是试图居高临下地提意见,尤其是你在对方心里还没有建立任何信任和威信的时候,不要贸然给别人提负面意见。

  • 其次,提意见要讲究合适的时机

    确定什么时候应该提什么样的意见。

    直接给出意见时,需注意:

    1. 地点很重要,尽量找个安静的地方,避开其他人;
    2. 可能的话,稍微用几句闲聊来导入正题;
    3. 提意见时,语气不应该是责备,而是描述问题;
    4. 不要加入太多个人感觉、观点和情绪,避免使用一些像 “你总是”“你从来都” 的评价。

    有效的讨论需要心平气和,找出问题的最优解才是关键。

  • 最后,多夸夸对方做得好的地方,多给予正向反馈

    很多时候,正向反馈能更好地帮助对方成长。表扬的力量永远大于批评,他会试图把事情做得更好。

    正向的沟通还能帮助你与对方构建良好的沟通渠道,让你们未来的合作更为顺畅和有效。

当别人给我们提意见时,该如何应对?

  1. 尽量排除情绪以及偏见对我们的干扰。

  2. 假定对方是善意的。

    尽可能以感激的心态去听取意见,尽管这一点很难,但是我们还是要尽力为之。

  3. 了解意见的具体细节,把关注点放在对方的出发点,以及对方希望我们改进的地方。

  4. 对意见里的信息进行分类和过滤。

    思考一下:哪些是误解,哪些是自己的不足,哪些是自己可以通过沟通去改变的,哪些是自己需要尝试改进的。

    再三确定后,如果确实不是自己的问题,也不用反感,一笑而过就好。

项目延期了,作为负责人该怎么办?

先问自己几个问题:为什么项目延期了,你是什么时候第一次感觉到项目可能会延期,在此之后你做了什么?

对于不可控因素,我们能做的并不多,只能权衡取舍,对项目期限、人员或者需求范围做出调整。

如果是计划本身的问题,或者是因为项目成员没有很好地跟进同一个计划并保持一致,那我们应该尽最大可能避免这些问题的发生。

具体措施:

  1. 建立一定的流程。

    这里包括计划制定流程和计划跟进流程,也许是每周一次的同步会议,也许是一个共享的任务管理工具,不要过分相信自己随机跟进的能力。

  2. 在整个项目计划中,要有明确的优先级。

    知道哪些任务是非做不可的;哪些任务是别的任务所依赖,需要提前完成的等等。

    人们往往有先处理简单任务的惰性,如果没有搞清楚轻重缓急,那就有可能出现不太重要的杂事都做完了,而重要的事却没有太大进展的情况。

  3. 制作一个共享的项目状态表,让团队成员可以一眼就看清楚项目进展,并保持该图表的更新。

    进度表可以作为大家对进度评估的工具,也可以是负责人判断哪里需要重点跟进的依据。

    确保这个计划是每个主要相关者都确认并同意的,并在同意后让他们每天都能看到这个计划的所有更新。

  4. 不要漏掉任何一个人。

    不要觉得暂时还没有他的活儿,可以先不用跟他沟通。当一个项目的计划落实后,应该第一时间让所有相关的人了解到。临时通知会让合作者或帮忙的人没有参与感,并且很容易因为对方没有提前准备在时间上无法达成一致。

  5. 提供一个有效的反馈渠道。

    任何人在任何时候对项目有担心或者质疑,确保他可以通过有效的途径让你第一时间知道他的担心。

管理者在进行工作分配时,会考虑哪些问题?

  1. 建立参考基线

    当和一个人没有任何直接接触的时候,我们可以通过第三方评价、个人履历以及该员工做过的项目或产品来衡量他的能力。

  2. 问对问题比正确答案更重要

    把任务交到员工手里之前,要和他进行充分的沟通。告诉他任务的详细情形,看他会问出什么样的问题,提出哪些想法。

    这能帮助我们进一步评估他是不是真的了解任务的状况,有没有综合去考虑任务中的问题。

  3. 工期估算

    估算完成任务的工期是分配任务中必不可少的环节。可以让接受任务的员工试着去估算:需要多久完成,大概什么时候完成,需要什么样的资源等。

    如果一个人不能花费足够的时间去了解自己未知的部分,我们很难放心地把任务交给他独立完成。

  4. 执行力

    工作中有一些人,他们的沟通能力、计划能力都很强,但是执行力却比较差,或者没有粘滞力,执行过程中容易遇难就退、虎头蛇尾。这些人属于能说但不能把事情做好的人,难以托付大事。如果你的项目中有重要的任务,切记不要交给这样的人去做。

  5. 后期维护

    完成一个项目并不意味着项目的结束,很多时候,项目上线了还需要一段时间的维护工作。这包括了 Bug 修复,排查用户反馈的问题,完成后续的迭代开发等等。

    于是,你需要去观察:一个人是不是可以自觉地维护产品,有没有责任感,会不会推卸责任,出了问题,能不能第一时间冲到一线解决。这些都是很重要的品质,也是你判断他是否能够承担更重要任务的参考。

在分配工作的过程中,你还需要注意一些细节问题:

  • 如何对待职场新人

    一些职场新人很有潜力,但经验不足,也许他们在项目初期有很多地方考虑不完善。这个时候,不要轻易地否定他们的工作。如果你可以耐心地花些时间悉心指导,他们可以快速地学习并且进步。

  • 如何针对不同类型的员工分配工作

    在分配任务的时候,你需要根据每个人的特点安排不同类型的任务,并提供相应的支持和帮助,扬长避短,才能发挥人员的最大效力。

  • 大项目的工作分配

    指定项目负责人,其同样需要拥有分配任务的能力,对于大部分事情不要亲力亲为,而是分配给合适的人,整个过程中沟通、协调为主。

管理者不用亲力亲为:关键是什么?

把关注点放在如何帮助别人把事情做好上面。比如,接受任务的人需要哪些支持和帮助才能很好的完成任务呢,我们应该在什么样的时间点去提供这样的帮助。

作为一个管理者,我们在授权和分配任务的时候应该注意:

  • 让对方明确目标,知道最终想要达到的结果是什么,对这个任务完成的期望值是怎样的。
  • 制定一个计划,并保持跟进。
  • 给出反馈,尤其是正面的反馈。

项目管理中的三个技巧:

  1. 在做项目计划的时候,要对多个项目进行细分重组

    对要做的任务重新细分重组,把大任务变成一个个均匀的小任务,然后根据个人能力,任务的相互依赖情况等重新分配下去。

  2. 工期估算

    管理者和任务的负责人要达成一致,并且注意到,工程师门在进行时间预算的时候都是比较乐观、理想的,最好为项目预留缓冲的时间。

  3. 实时跟进,并准备好 B 计划

    为项目合理设置里程碑,并实时跟进,一旦出现问题,就要启动 B 计划。

如何处理工作中的人际关系?

人际关系是一个特别复杂的话题,因人而异,更因情形而异。

那么如何处理人际关系呢?在这里,我有几点建议,内容可能更偏向于个人感悟,仅供你的参考:

  1. 对于自己的上下级,保持开放的心态和愿意沟通的态度十分重要。
  2. 在交往过程中,尽可能对别人的分享、工作、交流持一种积极、友善和鼓励的态度。
  3. 加入一些有利于自己成长的社交圈子。
  4. 适当的寻求帮助。
  5. 对于别人的意见要尽可能认真对待。

如何激发团队人员的责任心?

  1. 明确责任制,尽可能通过规则来明确和规范与责任心、责任感相关的事情;

    适当放权,让他去主导一些事情。

    适当的奖励机制,对于主动承担责任的员工表示认可和感激。

  2. 让责任制变得有效,而不是形同虚设。

    有效的责任制,在开始的时候就要让所有人明确责任与权利,而不是最后追究责任或推卸责任。

    在这个基础上,根据每个人的不同情况,在执行过程中适度跟进。

  3. 尽可能地让团队成员充满归属感,进而激发他们的责任心。

    归属感是指一个人对某样事物、组织的从属感觉,是一种主观的个人感受。

    如何增加员工的归属感呢?

    • 在有利公司发展的基础上建立独特的企业文化,创新、公开透明、积极向上。
    • 管理者还应该以身作则,让员工看到自己的努力,对公司目标的追求,对企业文化的践行。
    • 真诚对人,能够从员工角度考虑问题,对好的行为认可并加以鼓励。
    • 同时做一些仪式感比较强的团队活动和建设。

理解并建立自己的工作弹性

人为什么会焦虑呢?可能是自身的弹性能力不够,事实上人的弹性能力也是可以锻炼和提升的:

  • 正确思考而不是钻牛角尖,找到需要改进的地方持续改进;
  • 偶尔放纵,不担心犯错,从错误中成长;
  • 多结识乐观积极向上的朋友;
  • 一直做自己认为有价值的事情。

想要构建出自己的弹性能力,还要具备以下两个心态:

  1. 不论你多努力,也不是所有的付出都会有回报,或者有等比的回报。
  2. 不只是你,每个人都有自己搞不定的时候。

日拱一卒,不期速成。

如何对更多的工作说“不”?

要对更多的工作说“不”,需要搞清楚两件事:

  1. 分清事情的轻重缓急,有些紧急的事情和优先级高的事情很难拒绝;
  2. 正确评估自己的能力和时间资源。

与生活中相比,在工作中说“不”需要更理性,避免强硬拒绝,让对方觉得你是因为不愿帮忙才拒绝的。

应开门见山,把自己的想法和事实清晰的表达出来。

对自己力不能及的事情,提早说“不”,无论对人对己,都是负责任的表现。

答应一件事情之后,尽可能地兑现自己的承诺,如果出现计划外的情况或者难处,要及时的进行沟通。